کمپنیاں دستاویزی ریکارڈ 10سال محفوظ رکھنے کی پابند

 اسلام آباد: وفاقی حکومت نے کمپنیوں کے لیے 10سال سے پہلے فزیکل ریکارڈ ضائع کرنے پر پابندی عائد کردی ہے اور کارپوریٹ سیکٹر کو ہدایت کی ہے کہ تمام کمپنیاں اپنا ریکارڈ اور دستاویزات الیکٹرانیکلی صورت میں مستقل بنیادوں پر اپنے پاس محفوظ رکھیں۔

سیکیورٹیز اینڈ ایکس چینج کمیشن آف پاکستان(ایس ای سی پی) نے ایس آر او نمبر 20(I)/2017کے ذریعے کمپنیز (رجسٹریشن آفس) ریگولیشن 2003 میں اہم ترامیم کردی ہیں جس میں کہا گیا ہے کہ کمپنیز آرڈیننس کے تحت کمپنیوں کے رجسٹریشن آفسز میں موجودہ فزیکل ریکارڈ اور دستاویزات کو  10 سال تک ضائع نہیں کیا جا سکے گا اور 10سال بعد ریکارڈ کو الیکٹرانیکلی شکل میں محفوظ کرنے کے بعد ایس ای سی پی کے متعلقہ رجسٹرار آف کمپنی سے پیشگی اجازت کے بعد ضائع کیا جاسکے گا۔ 10 سال کی مدت کا تعین کمپنیوں کی جانب سے فزیکل ریکارڈ جمع کرانے کی تاریخ سے شمار کیا جائے گا۔

دوسری جانب ترمیمی ایس آر او کے مطابق کمپنیوں کے تحلیل ہونے کی صورت میں اگر فزیکل ریکارڈ محفوظ رکھنے کی کوئی ٹھوس وجہ یا اخلاقی جواز نہیں ہوا تو اس صورت میں دستاویزی ریکارڈ ضائع کرنے کی مدت 5 سال ہو گی یعنی کمپنیوں کی تحلیل کی تاریخ کے بعد سے5 سال تک فزیکل ریکارڈ برقرار رکھنا ہوگا، کمپنی کی تحلیل کے 5 سال بعد یہ فزیکل ریکارڈ ضائع کیا جا سکتا ہے البتہ کمپنی کے قیام کے لیے جو دستاویزات اور ریکارڈ جمع کرایا گیا ہوگا اسے ضائع نہیں کیا جائے گا اور اسے ضائع کرنے سے پہلے الیکٹرانیکلی محفوظ بنانا ہوگا۔

دستاویز میں کہاگیا کہ جن کمپنیوں کے خلاف مقدمات، انکوائری، تحقیقات کے کیسز ہوں گے ان کے مقدمات، انکوائری وتحقیقات سے متعلق فزیکل ریکارڈ و دستاویزات کو مجاز اتھارٹی کی جانب سے حتمی فیصلہ دیے جانے اور کیسوں کے ختم ہونے تک ضائع نہیں کیا جاسکے گا، البتہ ای سروسز کے ذریعے جمع کرائے جانے والے کاغذات مستقل بنیادوں پر محفوظ رکھنا ہوں گے۔

نوٹیفکیشن کے مطابق جب تک کسی کمپنی کا نام سیکشن 439کی ذیلی شق5 کے تحت رجسٹر سے خارج نہیں کردیا جاتا‘ اس وقت تک کمپنی کو موجود تصور کیا جائے گا اور رجسٹر سے کمپنی کا نام خارج ہونے کے بعد اسے تحلیل تصور کیا جائے گا، الیکٹرانک ڈیٹا بیس میں درست ریکارڈ برقرار رکھنا متعلقہ رجسٹرار کی ذمے داری ہوگی۔

نوٹیفکیشن کے مطابق کمپنیوں اور دیگر سرمایہ کاروںکی سہولت کے لیے ایس ای سی پی نوٹیفکیشن کے ذریعے معقول اور مناسب جگہوں پر سہولتی مراکز قائم کرے گا، کسی کمپنی کے اپنا رجسٹرڈ دفتر دوسری جگہ منتقل کرنے پر متعلقہ کمپنی رجسٹریشن آفس کے رجسٹرار کو کیس 7 دن کے اندر اندر دوسرے کمپنی رجسٹریشن آفس کو بھجوانا ہوگا۔